Los datos exclusivamente relativos a una persona jurídica, como su denominación comercial, sector, catálogo solicitado, volumen de compra o condiciones comerciales de la organización, no tienen necesariamente la misma naturaleza que los datos personales de una persona física.

Sin embargo, cuando una información permite identificar a una persona concreta que trabaja para una empresa, como un nombre, correo profesional individual, teléfono directo, cargo o firma, dicha información puede constituir un dato personal.

Xaventro mantendrá esta distinción al organizar la información procedente de pedidos empresariales.

Un pedido empresarial puede implicar datos correspondientes a varias personas con funciones diferentes.

Entre ellas pueden encontrarse:

• Representantes legales de la organización.
• Responsables de compras.
• Compradores autorizados.
• Personal administrativo.
• Responsables de cuentas por pagar.
• Responsables de almacén.
• Personal de obra o instalación.
• Responsables de recepción de mercancía.
• Contactos de logística.
• Personas autorizadas para aprobar modificaciones del pedido.

La inclusión de una persona en un proceso empresarial no autoriza automáticamente el tratamiento de información que no resulte necesaria para su función.

Xaventro podrá tratar datos profesionales de las personas que actúen como contacto o representante de una empresa cuando sean necesarios para mantener y gestionar la relación con dicha organización y exista una base jurídica válida.

Estos datos pueden comprender:

• Nombre profesional.
• Cargo o función.
• Empresa representada.
• Correo electrónico profesional.
• Teléfono profesional.
• Departamento.
• Facultades declaradas dentro del proceso de compra.

Su utilización deberá mantenerse vinculada al contexto profesional correspondiente.

Cuando una empresa solicite un presupuesto para una compra de gran volumen, Xaventro podrá utilizar la información facilitada para calcular cantidades, disponibilidad, condiciones de suministro, transporte, montaje u otras necesidades relacionadas con la operación propuesta.

La solicitud de un presupuesto no supone por sí sola una autorización general para utilizar los datos del contacto empresarial con cualquier otra finalidad.

Los documentos preparatorios podrán conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para negociar, revisar o documentar la operación.

Los pedidos empresariales pueden requerir información adicional que normalmente no resulta necesaria en una compra minorista.

Esta información puede incluir:

• Referencias internas de compra.
• Números de orden de compra.
• Centros de coste.
• Departamentos solicitantes.
• Cantidades por referencia.
• Distribución de unidades por ubicación.
• Fechas operativas requeridas.
• Instrucciones de recepción.
• Datos necesarios para facturación empresarial.

Xaventro procurará separar estos datos operativos de otra información personal que no sea necesaria para ejecutar la compra.

Cuando una empresa facilite una orden de compra, Xaventro podrá conservar la información necesaria para relacionarla con el pedido correspondiente, verificar autorizaciones, procesar facturación y gestionar eventuales discrepancias comerciales.

Los nombres o firmas que aparezcan en estos documentos se utilizarán únicamente cuando sean relevantes para identificar a la persona que emitió, aprobó o recibió la operación.

Algunas organizaciones requieren varias aprobaciones antes de confirmar una compra.

Cuando Xaventro reciba información relativa a responsables de aprobación, únicamente se utilizará para verificar o documentar la autorización del pedido cuando resulte necesario.

No se utilizará una lista de responsables internos del cliente como una base independiente de contactos comerciales no relacionados con la operación.

Una cuenta empresarial puede ser utilizada por diferentes personas autorizadas por la propia organización.

Cuando la funcionalidad correspondiente esté disponible, Xaventro podrá diferenciar permisos o funciones para reducir el acceso innecesario a información administrativa, comercial o financiera.

La empresa cliente deberá procurar que únicamente las personas que continúen autorizadas dispongan de acceso a su cuenta empresarial.

Cuando un empleado deje de trabajar para la empresa cliente o cambie de función, la organización deberá actualizar razonablemente sus contactos y permisos cuando ello afecte a pedidos futuros.

Xaventro podrá desactivar referencias de contacto que hayan quedado obsoletas cuando reciba información suficiente sobre el cambio.

Los registros históricos correspondientes a operaciones ya realizadas podrán conservarse cuando resulten necesarios para acreditar quién intervino en una determinada operación.

Las compras empresariales pueden requerir la entrega de productos en varios establecimientos, oficinas, almacenes, obras o instalaciones.

Cada dirección deberá utilizarse únicamente para gestionar la entrega correspondiente y las operaciones relacionadas con ella.

Cuando una dirección empresarial incluya además el nombre o teléfono de una persona física de recepción, estos datos deberán tratarse como información personal asociada al servicio logístico.

Una empresa puede designar diferentes personas para recibir muebles en cada destino.

Xaventro podrá facilitar al operador logístico el nombre, teléfono profesional y demás instrucciones estrictamente necesarias para coordinar la entrega.

El hecho de que una persona reciba mercancía en nombre de una empresa no autoriza a utilizar posteriormente sus datos para fines comerciales no relacionados con dicha función sin una base jurídica adecuada.

Los pedidos de mobiliario pueden estar asociados a proyectos como oficinas, establecimientos comerciales, alojamientos, promociones inmobiliarias u otras instalaciones profesionales.

Xaventro podrá utilizar referencias del proyecto para organizar cantidades, fechas, destinos, servicios de entrega y coordinación operativa.

La información sobre un proyecto no deberá combinarse con datos personales de empleados o colaboradores más allá de lo necesario para gestionar la operación.

Los pedidos de gran volumen pueden requerir información relativa a muelles de carga, horarios de recepción, restricciones de vehículos, ascensores de mercancías, accesos internos o requisitos de seguridad del establecimiento.

Estos datos se utilizarán para organizar la entrega y reducir incidencias logísticas.

Se evitará solicitar información personal sobre empleados del establecimiento cuando una instrucción general de acceso sea suficiente.

Una empresa podrá designar contactos distintos para incidencias de transporte, facturación, devoluciones, montaje o calidad.

Xaventro utilizará cada contacto, cuando resulte posible, únicamente para el ámbito funcional para el que haya sido facilitado.

Esto permite evitar que información sobre incidencias técnicas o financieras sea comunicada innecesariamente a empleados que no participan en ellas.

Para preparar y gestionar documentos comerciales podrán utilizarse los datos necesarios de la empresa compradora y, cuando corresponda, los de las personas responsables de la operación.

La información incluida en facturas, justificantes y registros contables podrá quedar sujeta a períodos legales específicos de conservación.

Estos registros no se eliminarán únicamente porque una persona de contacto deje posteriormente de trabajar para la organización.

Cuando una operación empresarial utilice métodos de pago o transferencia que requieran información bancaria, dicha información deberá limitarse a los datos necesarios para identificar, conciliar o devolver el pago correspondiente.

Xaventro no utilizará información bancaria obtenida para una operación concreta con finalidades comerciales ajenas a la gestión financiera de dicha operación.

En determinadas operaciones de volumen podrán realizarse comprobaciones razonables relacionadas con la viabilidad de la operación, historial de pedidos, pagos pendientes, cantidades solicitadas o riesgo de fraude.

Estas evaluaciones deberán utilizar únicamente la información necesaria para adoptar decisiones relacionadas con la relación comercial.

No deberán convertirse en perfiles personales ajenos al contexto empresarial de las personas implicadas.

Las compras de gran volumen pueden requerir controles adicionales debido a su valor económico o complejidad logística.

Xaventro podrá verificar razonablemente la identidad profesional del interlocutor, la coherencia de una orden de compra, el dominio corporativo utilizado, el método de pago y otros elementos necesarios para prevenir operaciones fraudulentas.

Las verificaciones deberán mantenerse proporcionadas al riesgo de la operación.

Cuando existan dudas razonables sobre las facultades de una persona para realizar una compra relevante en nombre de una organización, podrá solicitarse documentación suficiente para verificar la autorización correspondiente.

No se solicitarán documentos personales adicionales cuando una comprobación empresarial menos intrusiva resulte suficiente.

Los datos proporcionados para solicitar un presupuesto, gestionar una compra o resolver una incidencia no se incorporarán automáticamente a campañas comerciales dirigidas a personas físicas.

Cuando una comunicación promocional requiera una base jurídica específica, Xaventro deberá contar con ella antes de utilizar los datos para ese propósito.

Las comunicaciones estrictamente necesarias para negociar o ejecutar una compra empresarial se diferencian de los mensajes promocionales generales.

Cuando Xaventro se comunique con una persona por razón de su cargo, la comunicación deberá guardar relación con la organización, función o contexto profesional que justifique el contacto.

No se presumirá que un correo profesional permite enviar cualquier tipo de comunicación sin limitación de finalidad.

Cuando resulte necesario mantener una relación continuada con una empresa, Xaventro podrá conservar un directorio interno limitado de interlocutores profesionales.

El directorio deberá mantenerse actualizado en la medida razonablemente posible y evitar duplicados o contactos claramente obsoletos.

Los datos no deberán ampliarse con información privada no necesaria para la relación profesional.

Cuando una organización facilite datos personales de sus trabajadores, representantes o colaboradores para gestionar un pedido, deberá hacerlo de forma compatible con sus propias obligaciones de protección de datos.

Xaventro utilizará dichos datos para la finalidad operativa para la que fueron comunicados y en función de las responsabilidades que correspondan a cada parte.

La gestión de una compra empresarial no requiere conocer información privada sobre los empleados de la empresa cliente.

No deberán solicitarse, salvo necesidad jurídica específica, datos como información familiar, datos médicos, información privada de domicilio, opiniones personales u otros datos ajenos a la operación comercial.

Cuando un documento empresarial contenga más información personal de la necesaria, Xaventro podrá utilizar versiones reducidas, extractos o copias en las que se oculten campos irrelevantes.

La conservación íntegra de documentos deberá justificarse por la necesidad contractual, contable, probatoria o legal correspondiente.

Los datos asociados a una operación empresarial deberán estar disponibles únicamente para las funciones internas que necesiten intervenir en ella.

Por ejemplo, el personal encargado de logística no necesita necesariamente acceder a información financiera completa, del mismo modo que la función de facturación puede no necesitar determinados detalles operativos de recepción.

La distribución interna deberá seguir un criterio de necesidad funcional.

Los operadores de transporte recibirán únicamente los datos necesarios para ejecutar las entregas asignadas.

Cuando un pedido empresarial tenga múltiples destinos, el transportista correspondiente deberá recibir únicamente la información necesaria para los destinos que gestione.

No se facilitarán indiscriminadamente al transportista listas internas de compradores, responsables financieros u otros contactos que no participen en la entrega.

Cuando se contrate un servicio de instalación, podrán comunicarse al proveedor correspondiente la ubicación, persona de acceso, horario y características operativas necesarias para prestar el servicio.

No deberá facilitarse información administrativa o financiera de la empresa cliente cuando no resulte necesaria para la instalación.

Xaventro utiliza Shopify como infraestructura tecnológica de comercio electrónico y puede utilizar otros servicios necesarios para gestionar operaciones empresariales.

Cuando proveedores externos traten datos personales por cuenta de Xaventro, la información facilitada deberá limitarse a la necesaria para prestar el servicio contratado.

Las condiciones económicas negociadas con una empresa, los descuentos por volumen, las cantidades previstas y los calendarios internos de suministro podrán ser tratados como información comercial de carácter reservado cuando corresponda.

La existencia de información comercial confidencial se distingue de la protección jurídica aplicable a los datos personales, aunque ambas categorías puedan coexistir en un mismo documento.

Los presupuestos empresariales deberán incluir únicamente los nombres y datos de contacto necesarios para identificar al destinatario, responsable comercial o persona autorizada cuando resulte relevante.

No deberán añadirse datos personales ajenos a la finalidad del documento.

Las comunicaciones relacionadas con una compra empresarial deberán procurar utilizar el menor número posible de destinatarios.

Las copias de correos electrónicos y documentos no deberán distribuirse a empleados que no participen razonablemente en la operación.

Xaventro podrá conservar comunicaciones relacionadas con una negociación empresarial cuando resulten necesarias para interpretar condiciones acordadas, modificaciones, cantidades, fechas, reclamaciones o responsabilidades posteriores.

El historial no deberá utilizarse para crear perfiles personales sobre los empleados que participaron en la negociación.

Cuando una empresa designe un nuevo responsable para continuar una relación comercial, Xaventro podrá actualizar el contacto operativo sin necesidad de eliminar los registros históricos de operaciones anteriores.

Las nuevas comunicaciones deberán dirigirse, en la medida razonablemente posible, al interlocutor vigente informado por la organización.

Una persona puede solicitar que sus datos dejen de utilizarse como contacto profesional cuando ya no desempeñe esa función o cuando concurra otro motivo jurídicamente válido.

Xaventro podrá actualizar o bloquear su utilización para futuras comunicaciones manteniendo, cuando sea necesario, la información mínima que deba conservarse asociada a transacciones históricas.

Los datos profesionales obtenidos en relación con una organización no deberán trasladarse automáticamente a la nueva empresa de la persona cuando esta cambie de empleo.

Una dirección o función profesional anterior se considerará vinculada al contexto en el que fue originalmente facilitada.

No todos los elementos de una operación empresarial necesitan conservarse durante el mismo período.

Los registros fiscales y contables podrán estar sujetos a obligaciones legales específicas, mientras que contactos operativos temporales, instrucciones de acceso o borradores sin relevancia posterior podrán eliminarse antes cuando dejen de ser necesarios.

Xaventro aplicará períodos de conservación atendiendo a la finalidad y naturaleza de cada categoría de información.

Una vez finalizado un pedido, determinados datos de ejecución podrán pasar a un archivo de acceso más restringido cuando ya no sean necesarios para la operativa diaria.

Esta separación permite conservar únicamente la información necesaria para obligaciones posteriores sin mantener todos los datos visibles en los sistemas utilizados para nuevos pedidos.

Los nombres y teléfonos de personas proporcionados exclusivamente para una entrega puntual podrán dejar de utilizarse activamente una vez finalizada la entrega, salvo que exista otra necesidad legítima relacionada con la operación.

No deberán convertirse automáticamente en contactos permanentes de la cuenta empresarial.

Xaventro recomienda evitar que diferentes empleados utilicen una única contraseña compartida cuando existan mecanismos que permitan crear accesos diferenciados.

La utilización de cuentas individualizadas facilita limitar accesos y determinar qué usuario realizó determinadas acciones empresariales.

Cuando una cuenta compartida sea administrada por la propia empresa cliente, esta deberá controlar razonablemente la distribución de sus credenciales.

En operaciones de volumen elevado podrán conservarse registros razonables de acciones como aprobación de pedidos, modificaciones de cantidades, cambios de dirección o solicitudes de cancelación.

Estos registros tienen como finalidad aportar trazabilidad contractual y de seguridad, no evaluar el rendimiento laboral de los empleados del cliente.

Cuando una empresa solicite informes o exportaciones de pedidos, Xaventro deberá procurar no incluir datos de empleados que no sean necesarios para el objetivo del informe.

Los documentos destinados a análisis de gasto, inventario o volumen podrán utilizar identificadores de departamento o ubicación en lugar de nombres personales cuando ello resulte suficiente.

Una empresa puede solicitar información relativa a sus propias operaciones comerciales, pero ello no significa que tenga derecho ilimitado a todos los datos personales de empleados, antiguos empleados u otras personas.

Del mismo modo, una persona física puede ejercer los derechos que le correspondan sobre sus propios datos sin adquirir por ello acceso a toda la información comercial confidencial de la empresa.

Xaventro distinguirá ambos tipos de solicitud antes de facilitar información.

Si diferentes representantes de una empresa facilitan instrucciones contradictorias sobre un pedido, Xaventro podrá suspender temporalmente la modificación solicitada hasta determinar razonablemente qué persona dispone de facultades suficientes.

Durante esta verificación se limitará la información compartida a la necesaria para resolver el conflicto de autorización.

Cuando termine una relación empresarial, Xaventro podrá eliminar o bloquear contactos que ya no sean necesarios para futuras operaciones.

La finalización de la relación no obliga a eliminar documentación que deba mantenerse para contabilidad, impuestos, obligaciones contractuales, prevención del fraude o defensa frente a reclamaciones.

Cuando la misma empresa realice un nuevo pedido, podrán reutilizarse datos corporativos y contactos profesionales que continúen siendo adecuados y actualizados.

Antes de utilizar información antigua deberá considerarse si el contacto sigue desempeñando razonablemente la misma función.

Las herramientas utilizadas para gestionar clientes empresariales deberán aplicar controles de acceso proporcionales a la información disponible.

La existencia de un pedido de gran volumen no justifica que todos los empleados o colaboradores tengan acceso completo a la identidad de todos los contactos implicados.

Si se produce un acceso, divulgación o pérdida no autorizada de información asociada a una operación empresarial, Xaventro evaluará separadamente qué parte del incidente afecta exclusivamente a información corporativa y qué parte implica datos personales.

Cuando exista una violación de datos personales, se aplicarán las obligaciones correspondientes conforme al RGPD.

La condición de cliente empresarial no elimina los derechos de protección de datos de las personas físicas que intervienen en la operación.

Cuando un dato permita identificar a una persona concreta, su tratamiento deberá respetar la normativa aplicable incluso si la información se obtuvo en el contexto de una compra B2B.

Cuando un dato se refiera exclusivamente a la organización sin identificar a ninguna persona física, su tratamiento podrá estar sujeto a reglas jurídicas diferentes.

Las empresas y sus representantes pueden utilizar estos datos para realizar consultas relacionadas con la gestión de información asociada a compras empresariales, pedidos al por mayor, actualización de contactos autorizados o tratamiento de datos personales en relaciones profesionales.